归档的照片不宜过多，精选有代表性的反映活动主题、参加人物的3－5张为宜，重大活动可以适当增加；

归档的照片必须要有文字说明：照片内容、时间、地点、人物的姓名及职务（自左至右）、集体合影附人员名单（自上而下、自左至右）、背景、制作者；

将归档照片装入专用的纸袋（档案馆提供），做好归档目录，移交档案馆。