第一条 为进一步加强档案信息资源建设，规范纸质档案、照片档案、声像档案等档案数字化成果的接收工作，加强档案数字化副本的集中安全管理和有效开发利用，根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《天津市档案馆接收档案实施细则》（津档发〔2013〕17号）及有关标准、规范，制定本规定。

第二条 本规定所称档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。

第三条 本规定适用于依法向各级国家综合档案馆移交档案的机关、团体、事业单位和其他组织（简称移交单位）。

第四条 移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时，其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。

第五条 各级档案行政管理部门负责对档案数字化副本的移交、接收工作进行监督、指导和检查。

第六条 各级国家综合档案馆履行对档案数字化副本的接收职责，在下达纸质档案接收任务的同时下达档案数字化副本的移交任务，制定移交接收规则，配置专门用房和存储设备，妥善保管档案数字化副本存储载体，保证移交数据安全。

第七条 各移交单位应履行移交档案数字化副本的职责，按照要求制定工作计划，做好移交准备。

第八条 纸质档案数字化

（一）纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，一般选择扫描分辨率≥300dpi，文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF格式存储。

（二）扫描图像的命名，卷内文件与装盒管理文件采用不同的命名方式。

1、卷内文件

扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺序号，中间以“-”连接。

2、装盒管理文件

扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为文件级档号加3位件内顺序号，中间以“-”连接。

（三）扫描后的原始图像应按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《天津市档案资料数字化加工指南（试行）》（津档办〔2005〕31号）的要求，做好图像优化处理、目录建库、数据挂接等工作。

第九条 非纸质载体档案数字化

（一）照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照片建议扫描分辨率≥400dpi，5吋以下照片建议扫描分辨率≥600dpi。照片档案扫描图像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描图像档号命名规则为照片档号加3位件内顺序号，中间以“-”连接。

（二）缩微胶片档案存储格式采用TIFF格式，压缩方式采用无损压缩，保存方式采用“黑白”方式，对于一般缩微胶片，采用转换分辨率≥200dpi。对于效果较差的缩微胶片，转换分辨率可适当提高。缩微胶片档案扫描图像放在以缩微胶片档号命名的文件夹下。

（三）音频档案存储格式采用WAV、MP3格式，采样频率为44.1kHz，量化级为16位，立体声双声道采样参数，对于DVD中的声音选用48kHz。

（四）视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量，采样方式帧数（帧/秒）设为25帧/秒、视频码率（Mbps）5Mbps及以上标准、分辨率设为720*576，音频设定音频采样率为48KHZ，音频码率为384k立体声，采样精度设为16。

（五）照片档案、缩微胶片、音频档案、视频档案数字化操作规程，参照纸质档案数字化操作规程；对照片档案和缩微胶片扫描后的原始图像，数字化后的音频、视频档案应参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《天津市档案资料数字化加工指南（试行）》（津档办〔2005〕31号）中对纸质档案数字化的要求，做好图像优化处理、文件命名、目录建库、数据挂接等工作。

第十条 档案数字化副本移交

（一）档案数字化副本的移交，应包括目录数据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应的图像数据档号一致。

（二） 各单位移交的目录数据必须符合《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，可采用XLS、DBF文件格式移交。

第十一条 各单位档案数字化副本档案的移交可采用移动硬盘、光盘等介质。

第十二条 各移交单位进行档案数字化副本移交时，应对数据进行检验，除对移交的档案数字化副本与原始数据进行对应检查外，还要与接收单位现场确认数据量、可读性、完整性、准确性、安全性等，双方确认检验结果合格后，填写《档案数字化副本移交接收检验登记表》（附件），办理移交手续。登记表由移交和接收双方签字、盖章，各自留存一份。

第十三条 本规定由天津市档案局负责解释。

第十四条 本规定自公布之日起施行。

2015.4.10